Warum Ihr HubSpot-Kontaktimport fehlschlägt (und wie Sie es beheben)

Sie laden die Datei hoch, HubSpot meldet einen erfolgreichen Import, und dann fehlen 300 von 1.200 Kontakten — oder aus jedem ü ist ein ü geworden. HubSpot sagt Ihnen selten, welche Spalte die Ursache war.

Hier sind die sieben Ursachen, in der Reihenfolge, in der man sie prüfen sollte.

1. Ihre Spaltenüberschriften passen zu keiner HubSpot-Eigenschaft

HubSpot ordnet jede Spalte Ihrer Datei über den Namen einer Kontakteigenschaft zu. Überschriften in Ihrer eigenen Sprache — Vorname, E-Mail, Telefon — passen zu nichts. Der Importer lässt sie unzugeordnet, und eine unzugeordnete Spalte wird schlicht nicht importiert. Die Kontakte entstehen, aber die Hälfte ihrer Felder bleibt leer.

Die Lösung. Entweder ordnen Sie jede Spalte im Zuordnungsschritt des Assistenten von Hand zu, oder Sie benennen die Überschriften vorher um. Die Standard-Kontakteigenschaften von HubSpot sind:

Jede Spalte, die keine Standardeigenschaft ist, muss vor dem Import als benutzerdefinierte Eigenschaft in HubSpot existieren, sonst lässt sie sich überhaupt nicht zuordnen.

2. Umlaute werden zu ä, ö, ü

Ihre Datei ist in Windows-1252 (ANSI) statt in UTF-8 codiert. Auf einem deutschen Windows macht das schlichte Speichern unter → CSV in Excel genau das.

Die Lösung. Verwenden Sie in Excel Speichern unter → CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) — ein eigener Eintrag in der Formatliste. Noch einfacher: behalten Sie die Datei als .xlsx. HubSpot akzeptiert .xlsx direkt, und die Codierungsfrage entfällt vollständig.

3. Ihr CSV verwendet Semikolons

Die deutsche, französische, spanische und italienische Excel-Version schreibt CSV-Dateien mit ; als Trennzeichen, weil das Komma als Dezimaltrennzeichen dient. HubSpot erwartet eine kommagetrennte Datei — jede Zeile landet daher in einer einzigen Spalte.

Die Lösung. Speichern Sie als .xlsx — oder ändern Sie das Listentrennzeichen in Windows (Systemsteuerung → Region → Weitere Einstellungen → Listentrennzeichen) und exportieren Sie erneut.

4. Doppelte E-Mail-Adressen überschreiben sich stillschweigend

Die E-Mail-Adresse ist HubSpots standardmäßiger eindeutiger Schlüssel für Kontakte. Zwei Zeilen mit derselben Adresse sind keine zwei Kontakte, sondern ein Kontakt, zweimal importiert — und die letzte Zeile gewinnt. Ist die zweite Zeile die lückenhaftere, löscht sie unbemerkt Daten der ersten.

Die Lösung. Bereinigen Sie Duplikate vor dem Import und entscheiden Sie bewusst, welche Zeile überlebt. In Excel: nach E-Mail sortieren, dann Daten → Duplikate entfernen auf der E-Mail-Spalte — prüfen Sie aber vorher, dass Sie die vollständigste Zeile behalten und nicht einfach die letzte.

5. Leerzeilen und Zeilen ohne Identifikator

Die E-Mail-Adresse ist die einzige Eigenschaft, die HubSpot beim Kontaktimport wirklich verlangt — Vor- und Nachname sind optional. Eine Zeile ohne E-Mail-Adresse wird abgelehnt, so vollständig der Rest auch aussieht.

Der übliche Verursacher ist unsichtbar: Nach dem Löschen von Zeilen in Excel behält das Blatt oft hunderte leere, aber existierende Zeilen am Ende. Sie werden exportiert, mitgezählt und abgelehnt.

Die Lösung. Markieren Sie die erste wirklich leere Zeile, drücken Sie Strg+Umschalt+↓, löschen Sie die gesamte Auswahl und speichern Sie.

6. Datumsangaben, die HubSpot falsch herum liest

03/04/2026 ist in Europa der 3. April und in den USA der 4. März. HubSpot interpretiert Datumseigenschaften nach einem festgelegten Format — eine mehrdeutige Spalte verschiebt daher ein ganzes Jahr an Daten.

Die Lösung. Wandeln Sie Datumsspalten ins ISO-Format um — 2026-04-03. Das ist eindeutig und wird immer akzeptiert.

7. Telefonnummern, die Excel bereits beschädigt hat

Excel behandelt 06 12 34 56 78 als Zahl und entfernt die führende Null: exportiert wird 612345678. Gemischte Formate in derselben Spalte (+49 151…, 0151/12…, 0049 151…) machen das Feld zudem für jede spätere Automatisierung unbrauchbar.

Die Lösung. Formatieren Sie die Telefonspalte als Text, bevor Sie die Daten einfügen, und vereinheitlichen Sie auf E.164 — +4915112345678. Ist die führende Null bereits weg, exportieren Sie lieber neu aus der Quelle, statt zu reparieren.

Checkliste vor dem Import

• Datei als .xlsx gespeichert, oder als CSV UTF-8 kommagetrennt
• Überschriften auf HubSpots Eigenschaftsnamen umbenannt
• Keine leeren Zeilen am Dateiende
• Doppelte E-Mail-Adressen bewusst aufgelöst
• Datumsangaben als JJJJ-MM-TT
• Telefonspalte als Text gespeichert

Wenn es jede Woche derselbe Export ist

Für eine einmalige Migration ist der manuelle Weg oben völlig in Ordnung — eine Stunde Arbeit, fertig.

Er hört auf, in Ordnung zu sein, wenn es jede Woche derselbe Export ist. Genau dafür ist Importly da: Rohdatei hochladen, das Profil HubSpot — Kontakte wählen, und es benennt die Spalten auf HubSpots Schema um, korrigiert die Codierung, normalisiert Datumsangaben und Telefonnummern, entfernt doppelte E-Mail-Adressen und löscht die Leerzeilen. Speichern Sie es als eigenes Profil, und jeder spätere Export durchläuft exakt dieselben Regeln — gleiche Eingabe, gleiches Ergebnis, ohne Nachkontrolle.

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