Porque é que a sua importação de contactos no HubSpot falha (e como corrigir)

Envia o ficheiro, o HubSpot anuncia uma importação bem-sucedida, e depois faltam 300 dos seus 1.200 contactos — ou todos os é se transformaram em é. O HubSpot raramente lhe diz qual foi a coluna responsável.

Aqui estão as sete causas, pela ordem em que vale a pena verificá-las.

1. Os seus cabeçalhos não correspondem a nenhuma propriedade do HubSpot

O HubSpot associa cada coluna do ficheiro a uma propriedade de contacto pelo nome. Cabeçalhos escritos em português — Nome, Correio, Telefone — não correspondem a nada. O importador deixa-os sem mapeamento, e uma coluna não mapeada simplesmente não é importada. Os contactos são criados, mas metade dos campos fica vazia.

A correção. Ou mapeia cada coluna à mão no ecrã de correspondência do assistente, ou renomeia os cabeçalhos antes. As propriedades de contacto padrão do HubSpot são:

Qualquer coluna que não seja uma propriedade padrão tem de existir como propriedade personalizada no HubSpot antes da importação, caso contrário não pode ser mapeada de todo.

2. Os acentos tornam-se é, è, Ã

O seu ficheiro está codificado em Windows-1252 (ANSI) em vez de UTF-8. Num Windows em português, o simples Guardar como → CSV do Excel faz exatamente isso.

A correção. No Excel, use Guardar como → CSV UTF-8 (delimitado por vírgulas), que é uma entrada distinta na lista de formatos. Mais simples ainda: mantenha o ficheiro em .xlsx. O HubSpot aceita .xlsx diretamente e a questão da codificação desaparece.

3. O seu CSV usa ponto e vírgula

As versões portuguesa, francesa, alemã e espanhola do Excel escrevem CSV com ; como separador, porque a vírgula é o separador decimal. O HubSpot espera um ficheiro delimitado por vírgulas, por isso cada linha chega numa única coluna.

A correção. Guarde em .xlsx — ou mude o separador de listas no Windows (Painel de controlo → Região → Definições adicionais → Separador de listas) e volte a exportar.

4. Os e-mails duplicados sobrepõem-se em silêncio

O e-mail é o identificador único por omissão dos contactos do HubSpot. Duas linhas com o mesmo endereço não são dois contactos: são um contacto importado duas vezes, e ganha a última linha. Se a segunda linha for a menos completa, apaga discretamente os dados da primeira.

A correção. Remova duplicados antes de importar, decidindo deliberadamente que linha sobrevive. No Excel: ordene por e-mail e use Dados → Remover duplicados sobre a coluna de e-mail — mas confirme primeiro que fica com a linha mais completa, e não simplesmente com a última.

5. Linhas vazias e linhas sem identificador

O e-mail é a única propriedade que o HubSpot realmente exige numa importação de contactos — nome e apelido são opcionais. Uma linha sem endereço de e-mail é rejeitada, por muito completo que o resto pareça.

O culpado habitual é invisível: depois de apagar linhas no Excel, a folha guarda frequentemente centenas de linhas vazias mas existentes no fim. São exportadas, contadas e rejeitadas.

A correção. Selecione a primeira linha realmente vazia, prima Ctrl+Shift+↓, elimine toda a seleção e guarde.

6. Datas que o HubSpot lê ao contrário

03/04/2026 é 3 de abril na Europa e 4 de março nos Estados Unidos. O HubSpot interpreta as propriedades de data segundo um formato definido, por isso uma coluna ambígua desloca um ano inteiro de datas.

A correção. Converta as colunas de data para o formato ISO — 2026-04-03 — que não é ambíguo e é sempre aceite.

7. Números de telefone que o Excel já estragou

O Excel trata 912 345 678 como número e remove o zero inicial quando existe: o ficheiro exporta o valor truncado. Formatos misturados na mesma coluna (+351 91…, 91.234…, 00351 91…) também tornam o campo inutilizável para qualquer automação posterior.

A correção. Ponha a coluna de telefone em formato Texto antes de colar os dados, e normalize em E.164 — +351912345678. Se o zero já se perdeu, volte a exportar da origem em vez de tentar reparar.

Lista de verificação antes de importar

• Ficheiro guardado em .xlsx, ou em CSV UTF-8 delimitado por vírgulas
• Cabeçalhos renomeados com os nomes de propriedade do HubSpot
• Nenhuma linha vazia no fim do ficheiro
• Duplicados de e-mail resolvidos, deliberadamente
• Datas em AAAA-MM-DD
• Coluna de telefone guardada como texto

Quando é a mesma exportação todas as semanas

Para uma migração pontual, o método manual acima serve perfeitamente: uma hora de trabalho e está feito.

Deixa de servir quando é a mesma exportação todas as semanas. É precisamente para isso que existe a Importly: envia o ficheiro em bruto, escolhe o perfil HubSpot — Contactos, e ela renomeia as colunas para o esquema do HubSpot, corrige a codificação, normaliza datas e telefones, remove os e-mails duplicados e retira as linhas vazias. Guarde-o como o seu próprio perfil e cada exportação seguinte passa exatamente pelas mesmas regras — mesma entrada, mesma saída, sem revalidar.

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