Importar candidatos en Salesforce: campos obligatorios y errores comunes

Salesforce es más estricto que la mayoría de los CRM sobre lo que acepta. Es una buena noticia una vez que tu archivo es correcto, y doloroso hasta entonces: el asistente de importación tiende a rechazar filas en bloque y entregarte un archivo de errores en lugar de una explicación.

Esto es lo que realmente bloquea una importación de candidatos.

Los dos campos que no puedes omitir

Cada candidato necesita, como mínimo:

• Apellidos (Last Name)
• Empresa (Company)

El segundo sorprende a quien importa una lista de particulares. Los candidatos de Salesforce están modelados como registros B2B, así que Company es obligatorio incluso cuando no hay empresa. La solución habitual es rellenarlo con el nombre completo de la persona, o con un valor de relleno acordado con tu equipo.

Si falta cualquiera de los dos, obtienes Required fields are missing: [Company] en cada fila afectada.

Más allá de esos dos, tu organización puede haber hecho obligatorios otros campos o haber añadido reglas de validación. Se disparan en la importación igual que en la interfaz, y son la primera fuente de sorpresas del tipo «funcionaba en mi sandbox».

Los valores de lista deben coincidir carácter por carácter

Lead Source, Industry, Lead Status y Rating son listas de selección. Salesforce compara tu valor con las opciones definidas exactamente: Web y web no son lo mismo, y Trade Show no es Tradeshow.

Lo que ocurre después depende del campo:

• En una lista normal, un valor no reconocido se descarta en silencio y el campo queda vacío.
• En una lista restringida, la fila falla directamente.

La solución. Abre Configuración → Gestor de objetos → Candidato → Campos y relaciones, haz clic en la lista y copia los valores tal cual en tu hoja. No los reescribas a mano.

Las fechas siguen la configuración regional del usuario que importa

Salesforce interpreta las fechas según la configuración regional del usuario que ejecuta la importación, no del archivo. Si tu usuario está en inglés (Estados Unidos), 03/04/2026 se lee como 4 de marzo, no 3 de abril.

La solución. Usa AAAA-MM-DD en el archivo. No es ambiguo bajo ninguna configuración regional.

Valores demasiado largos

Los campos estándar de candidato tienen un límite, y Salesforce rechaza en lugar de truncar. Los dos que más molestan son Last Name con 80 caracteres y Company con 255. Las razones sociales pegadas con su forma jurídica cruzan el segundo con regularidad.

La solución. Antes de importar, comprueba la longitud de tus valores más largos — en Excel, =MAX(LARGO(B:B)) validado como fórmula matricial sobre la columna — y recorta lo que se pase.

Las reglas de duplicados bloquean la inserción

Si tu organización tiene reglas de duplicados con acción de bloqueo (el comportamiento por defecto de la regla estándar de candidatos, que compara los correos), Salesforce rechaza cualquier registro nuevo que coincida con un candidato o contacto existente. La importación marca las filas como fallidas con un error de duplicado, y no se crea nada.

La solución. Decide de antemano qué comportamiento quieres. O eliminas duplicados de tu archivo contra tu base existente antes de importar, o cambias la regla de Bloquear a Permitir + Informar mientras dura la importación — y la vuelves a poner después.

Codificación y separadores

El asistente de importación espera un CSV UTF-8 delimitado por comas. Un archivo guardado desde un Excel en español está delimitado por punto y coma y codificado en Windows-1252, lo que produce o una sopa en una sola columna o acentos rotos.

La solución. En Excel, Guardar como → CSV UTF-8 (delimitado por comas) — la entrada dedicada de la lista de formatos, no el CSV sin más.

Qué importador deberías usar

El asistente de importación de datos maneja hasta 50.000 registros por vez y cubre candidatos, cuentas, contactos y objetos personalizados. Por encima de ese volumen, o cuando necesitas especificar tú mismo la codificación y el separador, usa Data Loader.

Lista de comprobación previa

• Cada fila tiene un Last Name y una Company
• Valores de lista copiados literalmente desde la Configuración
• Fechas escritas como AAAA-MM-DD
• Ningún valor supera el límite de su campo
• Comportamiento de las reglas de duplicados decidido a propósito
• Archivo guardado como CSV UTF-8, delimitado por comas

Cuando es una lista recurrente

Una migración única merece hacerse a mano: por el camino aprendes las reglas de validación de tu organización.

Una lista que reimportas cada mes es otro problema. Importly toma la exportación en bruto, asigna tus columnas a los campos de candidato de Salesforce, convierte las fechas a ISO, normaliza los teléfonos, elimina duplicados y filas vacías, y te devuelve un archivo que el asistente acepta. Guarda la correspondencia como perfil una vez y cada exportación posterior pasa por reglas idénticas.

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